‘Aanpakken’

Aan het eind van een lange vergadering over het ‘Masterplan Strategie Executie’ verzucht de COO “laten we dit gewoon gaan doen”. Daarmee initieert hij de beslissing om te starten, te durven. En, tegelijkertijd, toont hij zijn beleving; strategie executie is voor hem gewoon een kwestie van doen. Aanpakken, meters maken, produceren, bouwen.

En hij heeft gelijk. Executie van strategie is 80% transpiratie. Probleem is dat we vinden dat er eerst nog zoveel moet gebeuren alvorens tot een vlekkeloze executie te komen. Om aan de slag te kunnen lijken er allerlei plannen, deelplannen, afstemmingen en reviews nodig. Tijdverslindend. Ook tijdens de rit vergaderen we wat af. Je zou al die meetings en get togethers bijna met de executie zelf verwarren.

Wat vooral nodig is om het gewoon te doen is, gewóón dóen. Vraag tien COO’s naar hun beste programma-ervaring en ze komen steevast met dezelfde succesfactoren. Wat is er logischer dan díe succesfactoren ook voor het volgende programma in te richten. Maar dat lijkt dan opeens toch een moeilijk dingetje.

De succesfactoren zitten grotendeels op interpersoonlijk vlak; een team uit de lijn, ontdaan van gedoe. Maar in de praktijk zijn we vaak zo bezig met de condities van (samen)werken dat we aan (samen)werken maar moeilijk toekomen. Er moet heel wat gecoördineerd en gecommuniceerd. ‘Gewoon doen’ is nog niet zo gemakkelijk.

Twee belangrijke zaken staan de succesfactoren in de weg: we willen teveel tegelijk en we willen teveel bepalen.

Teveel tegelijk: het gemiddelde portfolio aan veranderplannen is bij organisaties eenvoudigweg te groot. Zeker nu, aan het begin van het jaar, is het oog groter dan de maag. Op een eenvoudige effort-benefit matrix, waarin de inspanning wordt afgezet tegen de verwachte bate(n), valt de helft van de projecten gemakkelijk af. Maar die conclusie trekken weinigen.

Teveel bepalen: voor de plannen die de kritische toets van het portfolio doorstaan, richten we veelal een enorme organisatie in. We definiëren daarin niet alleen het ‘wat’, het resultaat, maar ook het ‘hoe’. Het programma wordt helemaal dichtgetimmerd met stappenplannen, overlegstructuren en voortgangsrapportages. En dat doen we veelal voor alle programma’s ook nog dezelfde manier, terwijl de succesfactoren van de drie typen strategie executie (verbeteren, vernieuwen en innoveren) wel degelijk heel anders zijn.

Mijn advies: schoon het portfolio! Maak niet alleen een to-do, maar ook een to-don’t lijst. En beperk je per opdracht tot het bepalen van de uitkomsten, met enkel een paar condities en randvoorwaarden. Laat de mensen die het moeten doen zelf bepalen hoe, des te eerder gaan ze het gewoon doen. Ze kennen immers de succesfactoren.

Strategie executie is een kwestie van aanpakken. Om het echt goed te kunnen aanpakken moeten we eerst iets loslaten.