“Ik heb liever een kleinere letter op die pagina”, zei de CEO tegen de directeur. “En een andere kleur, dit zwart is zo zwart”, vervolgde hij. “Trouwens, heeft communicatie er al naar gekeken? En Simon?” De directeur kijkt vertwijfeld, zo belangrijk is dit toch niet? En al helemaal de lettergrootte niet. Straks gaat nota bene de CEO zich nog bezig houden met de pagina-opmaak. En precies op dat moment zegt die CEO: “doe dat plaatje maar links in plaats van rechts”.

Deze presentatie was nog lang niet klaar. Ook de COO mag er, een paar dagen later, nog van alles van vinden. Met zovelen werd het maken van deze presentatie een enorme optelsom van gedoe en gezeik; een proces vol compromissen van stokpaardjes, eigenbelang en onzekerheden. En met een grote verwarring tussen hoofd- bij- en onzaken.

Dit proces is symptomatisch voor veel executievraagstukken. Met een tiende van de tijd en de kosten was het resultaat ook gehaald. Geen wonder dat grote projecten exponentieel langer duren en meer kosten. Zolang we hoofd-, bij- en onzaken niet beter scheiden en iedereen overal z’n plasje over mag blijven doen, duurt alles net zolang als dat er tijd voor is (*1)

Voor executie is draagvlak natuurlijk onontbeerlijk. Sterker, ideeën worden beter van samenwerken. Toch kunnen we niet alles met iedereen doen. En dat is ook niet nodig. Laten we eens kijken naar drie soorten processen.

Aan de ene kant zijn er processen met een hoger doel. Dat doel verheft, zodat alle kleine eigenbelangen en onzekerheden verdwijnen. Heel efficiënt. Aan de andere kant zijn er urgente processen. Onder de druk worden onderlinge tegenstellingen vloeibaar en leveren we een stuk van onze eigen belang in. Crisis als smeerolie. In beide gevallen is het resultaat van het geheel belangrijker dan het belang van een deel.

Tussen deze twee uitersten zitten stroperige processen. Aan goede ideeën geen gebrek, maar vertraging is ingebakken. Omdat ‘iedereen’ moet meedoen wordt de stroop al snel oeverloos. Natuurlijk moeten we expertise inzetten, creatieven benutten en eigenaarschap realiseren, maarrrrr dat hoeft niet altijd met iedereen!

De remedie voor deze derde categorie is vóóraf met elkaar het proces vast te stellen. Het is beter bewuster te sturen op wie, wat en wanneer we nodig hebben om het doel, een besluit, een opinie, een keuze, …, te realiseren. En draai het daarin om. Kijk niet naar wat allemaal hebben, maar naar waar we zonder kunnen. Een soort “MVP” (minimal viable proces).

Vraag vooraf hoe belangrijk het is. In geval van hoofdzaak doet iedereen mee; de trekkers en duwers werken samen. Bij een bijzaak bepaalt de trekker de uitkomst en evalueren we wat er volgende keer beter kan. We kunnen de trekker immers vertrouwen. In geval van een onzaak hebben we het er niet over, nooit.

Moeilijk? Nee hoor. Gewoon daar waar je iets onbelangrijks aantreft, zoals de lettergrootte in dit voorbeeld, elkaar aankijk aan en hard roepen “lekker belangrijk”

(*1) Parkinson’s law: ‘a job takes as long as the time available’